¿De vuelta a la presencialidad?: Tendencias en eventos para este 2022

Como parte de las adaptaciones hechas en el mundo por la situación de salud, se pasó de un formato presencial hasta convertirse en un 100% virtual, sin embargo, poco a poco vamos retornando a lo antes acostumbrado, y se ha ido dando una transición que nos lleva a actividades mixtas o híbridas, lo que nos devuelve paulatinamente a la presencialidad.

Profundizamos sobre el tema con Judy Amado, socia de Planners Firm, la primera firma de organización de eventos conformada por profesionales con el propósito de abrir un abanico de oportunidad a la oferta de los eventos tanto locales como internacionales en un solo sitio.

Soy mujer panameña , baby boomer, científica de educación secundaria y universidad básica quien entró al mundo de la hotelería por azares de la vida resultando en estudios de especialización en Salzburg Austria titulándome en Administración de Hoteles y seguido, después de la invasión de 1989 inicio asesoría a los clientes corporativos a las  nuevas novias y familias que detuvieron sus planes  y eventos y es de donde nace la empresa fundada por mi como  organizadora de eventos formalmente. Hoy dia socia de The Planners Firm. 

Hace 4 años iniciamos conversaciones entre mis colegas Cristina Aleman y Vivian Viggiano, competidoras como organizadoras de eventos con el propósito de unir nuestras marcas personales y crear The Planners Firm nuestra marca que unifica todos los servicios de organización de eventos en Panama. 

Reconocer que la excelencia en el servicio es la única fórmula para ser exitosa  ha sido fundamental para mi éxito y crecimiento y hoy día el de la marca The Planners Firm junto a mis socias  porque compartimos los mismos principios, valores y ética profesional. No hay espacio para mediocridad, ni conformismo lo cual es transmitido siempre a nuestros proveedores midiendo el éxito siempre a través de la satisfacción del cliente. 

Puntualidad, consistencia, atención a los detalles, compromiso, respeto y entrega de un servicio como se pacto es la misión diaria. 

Nunca se ha podido vivir en el pasado y aunque se pudiera fuera totalmente fútil. Desde siempre la vida de los eventos corporativos ha sido de invención constante, los mismos a diferencia de los sociales y bodas se refieren directamente a las necesidades de una marca en un momento a través de un producto con el propósito de venderlo, comercializarlo, mercadearlo o promoverlo. 

En estos dos años se detuvieron de modo presencial como los conocíamos, pero inmediatamente se creó un universo virtual. Desde reuniones, lanzamientos, promociones, ventas directas, cajas, regalos, celebraciones de todo tipo, bodas, graduaciones y todo lo que se puede imaginar debajo del sol. 

Lecciones: No existe tal cosa como la re-invención, es invención continua y constante. Esto quedó claro y probado. Los cambios de abrazan. Vivir en el pasado jamás fue un hábito pero si aprender del pasado siempre y atesorar sus vivencias. Lo que estoy inventando, creando y ejecutando hoy prescribe mañana mantenerme a la vanguardia, abrazar la tecnología y entender que el aprendizaje es continuo es indispensable para sostenerme en el éxito. 

Resultados : The Planners Firm no dejó de trabajar ni un día durante los dos años, si estuvimos virtual y a distancia pero trabajando, resolviendo y ejecutando. Tanto las socias como nuestro equipo permanente de 6 mujeres sostuvimos y ejecutamos a distancia, de modo virtual y hasta de forma mixta, eventos por zoom, graduaciones, funerales, lanzamientos de servicios y productos y bodas. Creamos la celebración del día pospuesto para novias y un producto que aún se mantiene vigente en el que se celebraba la boda micro. 

Terminamos 2021 con éxito y estabilidad financiera porque pudimos adaptar rápido, conservar recursos y manteníamos reservas. 

La gran lección universal mantener finanzas saludables y reservas en todo tipo de negocios por pequeños o grande es vital. 

De vuelta a la presencialidad

El ser humano es de naturaleza sociable que requiere de interacción por esto se añoran y desean los eventos presenciales nada los sustituye pero se quedaran mixtos porque ahora siempre que por alguna razón no puedas asistir estará la opción de participar o ver o estar virtualmente aunque sea a nivel informal a través de una plataforma permanente en celulares inteligentes o redes sociales.

Los organizadores deben apegarse a la ciencia real, mantenerse creativos y proactivos. No existe tal cosa como “así se hacia” sino “así lo haré ahora“. Eventualmente esta pandemia será endémica y también vendrán otras circunstancias , como en su momento la crisis política en Panamá que siguió con la invasión o clima o lo que sea que nos mueva el plan y nos obligue a salir de la zona de confort, así es que la palabra clave es flexibilidad, Plan BCDEF… pensado siempre, anticiparse a necesidades, capacidad de apagar fuegos  y creatividad 24/7. 

El reto más grande en Panama ha sido la inconsistencia y cambios de los lineamientos dictado por las autoridades de salud. Conversando con ustedes en este momento estamos en el pico de la cepa actual sin embargo los eventos sociales se han mantenido los corporativos aún cautelosos y veo estos elevarse a mediados del año porque también era la época característica de ellos. 

Los asistentes se asustan si suben números de contagios pero si el área es exteriores y ahora mismo es ideal por el verano se pierde la aprehensión rápidamente y se disfrutan mucho. 

Eventos 2022 y nuevas tendencias

Tendencias a disminuir el número de invitados y ofrecer experiencias que dejen al asistente con una memoria que impacte todos los sentidos.

Calidad vs Cantidad. Las personas quieren asistir a los eventos, pero quieren encontrarse con espacio. Eventos y actividades al aire libre son los preferidos de todos. Colores alegres y experiencias que involucren todos los sentidos. 

Charlas, conferencias, premiaciones o lanzamientos deben de ser combinados virtual presencial o experiencias personalizadas llevadas a cada persona a su domicilio. La creatividad es la clave. Determinar la meta y luego cuál es la mejor vivencia para el cliente potencial que podemos lograr a través de una actividad compartida. Eso es el evento corporativo de hoy. No intentes replicar el antes… este es mi mensaje más importante. 

Recomendaciones para organizar eventos este 2022

  • Busca sitios que ofrezcan aire libre o ventanales siempre que se pueda. 
  • Salones grandes y enfócate en “tablestyling” o detalles en las mesas.
  • Colores alegres en una sola gama.
  • Branding o marca de evento completo paleta de color, logo. Desde la invitación llévalo en forma de hilo conductor. Usa Temas. Imagina la experiencia completa  y ten elementos inesperados. 
  • invitación por Mensaje de WhatsApp o texto pero altamente creativa.
  • Separa las mesas y las sillas usa mesas grandes. 
  • Revisa con detenimiento las políticas de cancelación y/o posposición de los sitios y prefiere los que sean más flexibles.
  • Elige proveedores que tienen experiencia y buen equipo de tal manera que si la cabeza se enferma haya una segunda fuerte. Revisa los requisitos de garantía de número final de asistentes y hasta que tiempo antes del evento se puede disminuir o aumentar.
  • Ponte en manos de profesionales expertos la improvisación está saliendo costos.

El mundo de los eventos produce una enrome cantidad de empleo. El dinero permea a todos los estratos sociales y da empleo a mucho personal manual. Es un aporte importante a la economía siendo un segmento que acoge y promueve el emprendimiento. Los eventos de todo tipo son vitales desde el punto de vista económico y si sumamos la energía humana positiva que producen en las personas comprendemos la importancia que tienen para la humanidad. 

En Panama tenemos profesionales magníficos somos capaces de inventar y recrear cualquier idea porque somos naturalmente recursivos y creativos o inventores y además nuestra cultura caribeña apuesta a celebrar y gozar esto hace que el ambiente de fiestas, eventos reuniones, lanzamientos y cualquier evento celebratorio sea bien acogido. 

Los eventos siempre existirán y utilizados para promover productos o servicios, celebrar la vida o recaudar fondos para ONG entre tantos serán siempre vitales para la sociedad. 

Redes sociales:

@Judyamado @Theplannersfirm