Por: Tatiana Chavarría, socia, SBC Consulting
Los activos e insumos son bienes y derechos propiedad de la empresa, representan las inversiones que ha efectuado la organización y pueden incluir y no limitarse a:
- Vehículos
- Información de grupos de interes (clientes, proveedores, colaboradores)
- Equipos y herramientas
- Información de la organización
- Tecnologia de comunicación.
Es obligación del equipo humano velar por el debido uso de los recursos asignados para el trabajo. Este deberá restringirse a la actividad laboral para la cual es asignado.
La organización, para asegurar un uso adecuado de los bienes e insumos, debe desarrollar políticas claras sobre el manejo de uso de sus recursos. Los colaboradores y las colaboradoras, por su parte, deben velar de que los activos de la empresa no sean dañados o usados indebidamente por otros, ni sean usados para beneficio personal.
El recurso humano, al ser parte de una organización, debe salvaguardar y manejar apropiadamente cualquier activo, información que mantengan en su poder, tengan acceso o utilicen en el desempeño de sus funciones. Esta responsabilidad se mantiene aún cuando se estén deshaciendo de materiales o recursos desechables o dañados.
Las organizaciones deberían incluir en los lineamientos de su Código de Ética, las políticas para el uso, préstamo y manejo de los activos propios de la organización, los cuales deben disponerse adecuadamente según su contenido, por ejemplo:
- Responsabilidad al prestar un activo (equipo, vehículo), incluyendo qué pasa si se daña o extravía.
- Manejo de activos de terceros que la organización tiene en su poder para el desarrollo de sus actividades.
- Responsabilidades de los colaboradores.
- Sanciones en caso de incumplimiento o mala gestión de activos o insumos.
Estas Reglas deben estar claras desde el inicio de la relación laboral. Si no están claras aún, invitamos a revisar estos temas, y empezar a documentarlos.
Como parte del personal de una organización, no debemos desperdiciar los recursos. No debemos utilizar los activos que no son los que se nos han puesto a disposición para realizar nuestras tareas.
Como empresarios o administradores, debemos cuidar y proteger los activos, que al final, son recursos que la organización necesita para brindar los servicios.